Krajowy System e-Faktur – wszystko, co musisz wiedzieć o KSeF

Czym jest KSeF?

KSeF to centralna platforma teleinformatyczna Ministerstwa Finansów, służąca do wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych. Faktura wystawiona w KSeF istnieje wyłącznie w formie elektronicznej i ma jednolitą strukturę danych.

Głównym celem KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego, zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego i automatyzacja procesów księgowych. Dla przedsiębiorców oznacza to większą przewidywalność rozliczeń, uproszczenie archiwizacji dokumentów i ograniczenie ryzyka błędów formalnych.

System opiera się na centralnej bazie danych. Faktura po wystawieniu trafia bezpośrednio do KSeF, gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikujący. Dopiero po jej przyjęciu przez system uznawana jest za wystawioną i doręczoną kontrahentowi.

E-faktury i faktury ustrukturyzowane – podstawowe pojęcia

Tradycyjna e-faktura to dokument elektroniczny, np. PDF wysyłany e-mailem. Faktura ustrukturyzowana w KSeF to natomiast plik XML zgodny z określonym schematem danych, możliwy do automatycznego odczytu przez systemy księgowe.

Schemat FA(2) określa, jakie informacje musi zawierać faktura, w jakiej kolejności i w jakim formacie. Dzięki temu dane są jednolite, a ich przetwarzanie znacznie szybsze i mniej podatne na błędy. Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić poprzez system księgowy zintegrowany z KSeF lub bezpłatną Aplikację Podatnika.

Dla kogo obowiązkowy KSeF od 1 lutego 2026 r.?

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie w pierwszej kolejności duże przedsiębiorstwa (których obroty w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł). Dla nich zmieni się cały proces wystawiania faktur sprzedażowych – dokumenty nie będą już przekazywane bezpośrednio kontrahentowi, lecz zawsze przez system centralny.

Mikro, małe i średnie firmy powinny już na tym etapie rozpocząć przygotowania: zweryfikować używane programy księgowe, sposób obiegu dokumentów i zakres współpracy z biurem rachunkowym.

Co zmieni się 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla wszystkich podatników

1 kwietnia 2026 r. rozpocznie się drugi etap wdrożenia, obejmujący wszystkich podatników VAT, w tym mikroprzedsiębiorców. KSeF stanie się standardowym kanałem fakturowania w Polsce.

Dodatkowo od 1 stycznia 2027 r. do systemu dołączą najmniejsze podmioty o miesięcznej sprzedaży do 10 tys. zł, określane jako „wykluczeni cyfrowo”. Dla nich przewidziano uproszczone rozwiązania techniczne.

Aplikacja Podatnika KSeF – jak korzystać z bezpłatnego narzędzia?

Aplikacja Podatnika to darmowe narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Umożliwia wystawianie i odbieranie faktur, podgląd dokumentów i wysyłkę paczek faktur. Jest skierowana głównie do mikrofirm, freelancerów i małych działalności.

Należy jednak pamiętać, że aplikacja ma ograniczoną funkcjonalność w porównaniu do komercyjnych systemów księgowych, zwłaszcza w zakresie automatyzacji i integracji z innymi modułami finansowymi.

Dostęp, uprawnienia i certyfikaty KSeF

Dostęp do KSeF opiera się na systemie uprawnień. Przedsiębiorca może samodzielnie korzystać z systemu lub nadać pełnomocnictwa księgowym i pracownikom. W niektórych przypadkach wymagane są certyfikaty KSeF, które służą do bezpiecznej autoryzacji systemów zewnętrznych.

Integracja firmowych systemów z KSeF polega na połączeniu ich z API systemu, co pozwala na automatyczne wysyłanie i odbieranie faktur.

Anonimowy dostęp do faktur w KSeF – na czym polega?

Anonimowy dostęp umożliwia pobranie faktury bez logowania do systemu, na podstawie numeru identyfikującego dokument i specjalnego kodu. Rozwiązanie to zwiększa dostępność dokumentów, jednocześnie zachowując wysoki poziom bezpieczeństwa i ograniczony zakres danych.

Obieg faktur sprzedażowych i faktur w KSeF w praktyce

Proces rozpoczyna się od wystawienia faktury i jej przesłania do KSeF. Po nadaniu numeru dokument uznawany jest za doręczony. System informuje o statusach faktury, takich jak przyjęta, odrzucona lub w trakcie przetwarzania.

Ewentualne błędy wynikają najczęściej z niezgodności danych ze schematem FA(2) lub problemów technicznych po stronie systemu.

KSeF a biura rachunkowe – jakie zmiany w księgowości?

Po wdrożeniu KSeF rola biur rachunkowych ulegnie zmianie. Księgowi zyskają bezpośredni dostęp do danych z systemu, co przyspieszy księgowanie i ograniczy konieczność ręcznego wprowadzania dokumentów. Przedsiębiorcy powinni wcześniej ustalić zakres uprawnień i sposób przekazywania odpowiedzialności za obsługę faktur.

Jak przygotować firmę na wdrożenie KSeF?

Dobre przygotowanie obejmuje:

• audyt obecnego systemu fakturowania i obiegu dokumentów,
• wybór oprogramowania zgodnego z KSeF,
• opracowanie procedur wewnętrznych,
• przeszkolenie pracowników.

Najczęstsze pytania przedsiębiorców o KSeF

KSeF nie zawsze będzie jedyną formą fakturowania – przewidziano wyjątki, m.in. w przypadku awarii systemu. Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat. Papierowe dokumenty nie znikną całkowicie z obrotu, ale stracą znaczenie w rozliczeniach podatkowych. Za brak stosowania KSeF przewidziane są sankcje, a system może ułatwić kontrole podatkowe poprzez szybki dostęp do danych.

Podsumowanie – jak dobrze przygotować się na wejście KSeF?

KSeF to nie tylko obowiązek, ale także szansa na uporządkowanie procesów finansowych. Wdrożenie z wyprzedzeniem pozwala ograniczyć ryzyko operacyjne, uniknąć chaosu w pierwszych miesiącach obowiązywania przepisów i lepiej wykorzystać potencjał automatyzacji. Kluczową rolę w bezpiecznym przejściu na KSeF odegrają biura rachunkowe i odpowiednio dobrane narzędzia informatyczne.

Jeśli szukasz zaufanego biura rachunkowego, jesteśmy po to, aby Ci pomóc.